Tugas pertama PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

sofstkill Teori Organisasi Umum

                                             Peranan Komunikasi dalam Organisasi

                 

             

                   Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau administrator harus memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg seorang profesor manajemen pada McGill University di Montreal-Kanada, menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan peranan memutuskan.

1. Peranan antar personal seorang manajer meliputi tiga hal.

a. Peranan tokoh

            Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan lain-lain.

b. Peranan pimpinan

             Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinananya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.

c. Peranan penghubung

              Dalam peranan sebagai penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.

2. Peranan informasi.
                Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut.
a). Peranan monitor

               Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontrak pribadinya yang selalu dibinanya.
b). Peranan penyebar

               Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya.
c). Peranan juru bicara

               Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam peranannya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi.
               Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya.
Kepada khayalak di luar organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana mestinya.

3. Peranan memutuskan.
                 Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini.
                 1. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan 

                     penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan

                     untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa

                     untuk mengembangkan sebuah proyek yang diawasinya sendiri atau didelegasikannya kepada

                     bawahannya.
                 2. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap

                      tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dsb.
                 3. Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan

                     apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian

                     pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan

                     keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat

                    memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran

                    tunggal .
                4. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang

                    resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak

                    resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekayaan. Bagi manajer, perundingan merupakan

                    gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai kewenangan untuk menanggapi sumber-sumber

                    organisasional pada waktu yang tepat dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi

                    yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting. 

Sumber : Tris Susanti Dewi http://www.hrcentro.com/artikel/Peranan_Komunikasi_dalam_Organisasi__130207.html