Tugas kedua Teori Organisasi Umum

sofstkill Teori Organisasi Umum

                                       Proses Pengambilan Keputusan dalam Organisasi

# Definisi Pengambilan Keputusan #

          Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai ‘apa yang harus dilakukan’ dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

          Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada human relations.
          Setelah pengertian keputusan disampaikan, kiranya perlu pula diikuti dengan pengertian tentang “pengambilan keputusan”. Ada beberapa definisi tentang pengambilan keputusan, dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan, misalnya Terry, definisi pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan).

          Menurut Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan terhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat. Dari kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa keputusan itu diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak boleh sembarangan. Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang ada.

Jenis - Jenis Keputusan terdiri dari :
     · Keputusan Strategis
       Yaitu keputusan yang dibuat oleh manajemen puncak dari suatu organisasi.
     · Keputusan Taktis
       Keputusan yang diambil oleh manajement menengah.
     · Keputusan Operasional 

       Keputusan yang dibuat oleh manajemen bawah.

Model-model Pengambilan keputusan :
    a. Model Perilaku Pengambilan keputusan
     · Model Ekonomi
yang dikemukakan oleh ahli ekonomi klasik dimana keputusan orang itu rasional, yaitu berusaha mendapatkan keuntungan marginal sama dengan biaya marginal atau untuk memperoleh keuntungan maksimum
     · Model Manusia Administrasi
Dikemukan oleh Herbert A. Simon dimana lebih berprinsip orang tidak menginginkan maksimalisasi tetapi cukup keuntungan yang memuaskan
     · Model Manusia Mobicentrik
Dikemukakan oleh Jennings, dimana perubahan merupakan nilai utama sehingga orang harus selalu bergerak bebas mengambil keputusan
     · Model Manusia Organisasi
Dikemukakan oleh W.F. Whyte, model ini lebih mengedepankan sifat setia dan penuh kerjasama dalam pengambilan keputusan
     · Model Pengusaha Baru
Dikemukakan oleh Wright Mills menekankan pada sifat kompetitif
     · Model Sosial
Dikemukakan oleh Freud Veblen dimana menurutnya orang seringb tidak rasional dalam mengambil keputusan diliputi perasaan emosi dan situsai dibawah sadar.
      

        b. Model Preskriptif dan Deskriptif 

 Fisher mengemukakan bahwa pada hakekatnya ada 2 model pengambilan keputusan, yaitu:

     · Model Preskriptif 

Pemberian resep perbaikan, model ini menerangkan bagaimana kelompok seharusnya mengambil keputusan.
     · Model Deskriptif
Model ini menerangkan bagaimana kelompok mengambil keputusan tertentu.
Model preskriptif berdasarkan pada proses yang ideal sedangkan model deskriptif berdasarkan pada realitas observasi.
               Disamping model-model diatas (model linier) terdapat pula model Spiraldimana satu anggota mengemukakan konsep dan anggota lain mengadakan reaksi setuju tidak setuju kemudian dikembangkan lebih lanjut atau dilakukan “revisi” dan seterusnya.

Dasar Pengambilan Keputusan
1. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi
    Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif yaitu mudah terkena

    sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain. Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini terdapat

    beberapa keuntungan, yaitu : 

I. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.
II. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan.
          Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang singkat Untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan. Akan tetapi, pengambilan keputusan ini sulit diukur kebenarannya karena kesulitan mencari pembandingnya dengan kata lain hal ini diakibatkan pengambilan keputusan intuitif hanya diambil oleh satu pihak saja sehingga hal-hal yang lain sering diabaikan. 

2. Pengambilan Keputusan Rasional
    Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna. Masalah – masalah yang dihadapi

    merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan

    pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat, keputusan yang rasional dapat diukur

    apabila kepuasan optimal masyarakat dapat terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui

    saat itu.

3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta
    Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh sejumlah fakta yang

    memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang

    telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari

    data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar

    pengambilan keputusan. Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau informasi yang cukup itu

    memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun untuk mendapatkan informasi yang cukup itu

    sangat sulit.

4. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman
    Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingat-ingat apakah kasus seperti

    ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan

    keputusan yang berupa dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan

    tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah permasalahan tersebut sama

    atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih sama kemudian dapat menerapkan cara yang

    sebelumnya itu untuk mengatasi masalah yang timbul.
    Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam menyelesaikan masalah.

    Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan

    kemampuan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah

    penyelesaiannya sangat membantu dalam memudahkan pemecaha masalah.
5. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang
    Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang dimiliki. Setiap orang yang

    menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka

    menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.
    Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-keuntungan tersebut

    antara lain : banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena didasari

    wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya.
    Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat rutin dan

    mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan wewenang kadangkala oleh pembuat

    keputusan sering melewati permasahan yang seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang

    jelas.
Contoh pengambilan keputusan dalam organisasi
        DPR yang masih ragu dalam pengambilan keputusan menaikkan tarif listrik 10%. Ini di karenakan

        bentroknya pemerintah dengan masyarakat. Pemerintah yang ingin tarif di naikkan, dan

        masyarakatnyanya yang tidak setuju. Mungkin bagi pemerintah memaksa ingin menaikkan tarif 10%

        hanya hal biasa saja, tetapi bagi masyarakat apalagi yang tidak mampu ini adalah hal yg berat.

        Akibatnya pihak DPR pun belum mengambil keputusan apapun untuk menaikkan atau tidak 

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam Pengambilan Keputusan
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan keputusan menurut Terry, yaitu :
        a )  Hal-hal yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang emosional maupun yang rasional perlu

              diperhitungkan dalam pengambilan keputusan.
        b )  Setiap keputusan harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi.
        c )  Setiap keputusan jangan berorientasi pada kepentingan pribadi, tetapi harus lebih mementingkan

              kepentingan organisasi.
        d )  Jarang sekali pilihan yang memuaskan, oleh karena itu buatlah altenatif-alternatif tandingan.
        e )  Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental dari tindakan ini harus diubah menjadi tindakan

              fisik.
        f )   Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama.
        g )  Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
        h )  Setiap keputusan hendaknya dilembagakan agar diketahui keputusan itu benar.
        i  )  Setiap keputusan merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan mata rantai berikutnya.

Sumber :
http://ojan-jan.blogspot.com/2012/10/pengambilan-keputusan.html
http://tkampus.blogspot.com
http://zzzfadhlan.wordpress.com/2011/05/27/proses-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi-2/
http://hutantropis.com/metode-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi
http://lanicitraagustini.blogspot.com/2011/10/proses-yang-mempengaruhi-pengambilan.html
http://wahid-bismania.blogspot.com/2011/11/pengambilan-keputusan-dalam-organisasi.html

Tugas pertama PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

sofstkill Teori Organisasi Umum

                                             Peranan Komunikasi dalam Organisasi

                 

             

                   Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau administrator harus memilih salah satu berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg seorang profesor manajemen pada McGill University di Montreal-Kanada, menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan peranan memutuskan.

1. Peranan antar personal seorang manajer meliputi tiga hal.

a. Peranan tokoh

            Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan lain-lain.

b. Peranan pimpinan

             Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinananya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan.

c. Peranan penghubung

              Dalam peranan sebagai penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal.

2. Peranan informasi.
                Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut.
a). Peranan monitor

               Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai pertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontrak pribadinya yang selalu dibinanya.
b). Peranan penyebar

               Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemudian disebarkan kepada bawahannya.
c). Peranan juru bicara

               Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam peranannya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, tetapi selalu resmi.
               Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya.
Kepada khayalak di luar organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peraturan sebagaimana mestinya.

3. Peranan memutuskan.
                 Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini.
                 1. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan 

                     penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan

                     untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa

                     untuk mengembangkan sebuah proyek yang diawasinya sendiri atau didelegasikannya kepada

                     bawahannya.
                 2. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap

                      tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dsb.
                 3. Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan

                     apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian

                     pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai kewenangan mengenai pengambilan

                     keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat

                    memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikiran

                    tunggal .
                4. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang

                    resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak

                    resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekayaan. Bagi manajer, perundingan merupakan

                    gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai kewenangan untuk menanggapi sumber-sumber

                    organisasional pada waktu yang tepat dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi

                    yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting. 

Sumber : Tris Susanti Dewi http://www.hrcentro.com/artikel/Peranan_Komunikasi_dalam_Organisasi__130207.html